•Vēstule ir svarīgs saziņas rīks un veids, jo pilda informēšanas un izglītošanas funkciju. No rakstītāja izpratnes par labu vēstuli ir atkarīgs saziņas rezultāts, klienta apmierinātība, kā arī institūcijas tēls kopumā.
•Sniedzot atbildi, svarīgi, lai adresāts pilnvērtīgi saprastu vēstules saturu, tāpēc ir būtiski ievērot vienotus principus.
•Nepieciešams, lai vēstules rakstītājs un tās saņēmējs runātu «vienā valodā», saprastu viens otru. Šī iemesla dēļ jāizvairās no pārmērīgi oficiāla toņa, gariem teikumiem, šauri lietotiem speciāliem terminiem un vārdiem ar neskaidru nozīmi. Atbilde jāsniedz vienkāršā un saprotamā veidā, izmantojot lietišķus un skaidrus valodas līdzekļu.
•Vēstules izteiksmei jābūt precīzai, konkrētai un nepārprotamai. Vēstuli raksta literārā valodā, bez gramatiskām kļūdām, ievērojot lietišķo stilu.
•Lietišķajā stilā ir svarīga vārdu izvēle, teikuma uzbūve, tonis, kādā izteikta doma, teksta radītā noskaņa, lietišķā etiķete, teksta noformējums.
•Vēstuli uzsāk ar uzrunu,...